Comment et dans quelles conditions éditer une facture ?

Article publié le 02/06/2015 - Gestion - Droit et législation

Ayant une valeur juridique et comptable, les factures sont soumises à des codes stricts. Devant être archivées et conservées, elles sont obligatoires lors de la vente de certains biens ou services et peuvent faire l'objet d'un contrôle fiscal.

Contrairement au ticket de caisse, la facture n'a pas seulement une valeur commerciale. Si elle permet de retrouver le détail des coûts d'une prestation ou d'un service, elle a également une valeur juridique la soumettant à une réglementation stricte. Facultative lors de la vente de biens entre un professionnel et un particulier, elle devient obligatoire lors d'une vente à distance et pour les services professionnels facturés plus de 25 € T.T.C. à des particuliers. De même, l'article 289 du Code des impôts prévoit une obligation de facture " pour les livraisons aux enchères publiques de biens d'occasion, d'objets d'art, d'objets de collection ou d'antiquité "

Toutefois, quel que soit le montant de la prestation ou de la vente, le particulier a toujours la possibilité de demander une facture et le professionnel ne peut lui la refuser. D'autre part, elle est aussi obligatoire lorsqu'une vente de marchandises ou une prestation implique deux professionnels. 

Un élément à ne pas négliger et à organiser

Le ticket de caisse fait office de preuve d'achat pour gérer les transactions commerciales comme les retours, les délais de livraison ou encore les remboursements. Jouant ce rôle, les factures sont aussi des éléments apparaissant dans les comptes annuels d'une entreprise et pouvant être vérifiées lors d'un contrôle fiscal. Aussi, tous les originaux et les copies des factures sont à conserver durant 10 ans dans la comptabilité de la société. Considérées comme des factures, les notes d'honoraires sont soumises au même régime.

Aussi, elles doivent être numérotées avec un numéro unique, suivant la chronologie des opérations. Aussi, les numéros de factures doivent se suivre sans interruption. De ce fait, aucune facture ne peut être détruite ou modifiée. En cas de changement ou d'erreur, le vendeur peut effectuer une nouvelle facture, indiquant le numéro de celle qu'elle modifie, ou faire une note d'avoir. Il arrive parfois qu'une réduction soit effectuée après la réalisation de la facture. Dans ce cas, le professionnel édite une facture équivalant au montant de la réduction oubliée sur la facture précédente, noté en négatif. Là encore, le numéro de la facture à laquelle le document fait référence doit être précisé.

Pour des soucis de traçabilité dans la comptabilité, les factures sont obligatoirement éditées à la réalisation de la prestation ou de la vente. Entrant dans le calcul des impôts, ces documents ne sont pas à négliger. En effet, si les réglementations liées à la facturation ne sont pas respectées, le professionnel s'expose à un redressement fiscal et à une amende pénale de 75 000 €. À cela s'ajoute une amende fiscale de 15 € par élément manquant ou erroné pour chacune des factures. Toutefois, les amendes fiscales d'une même facture cumulées ne peuvent pas dépasser 1/4 de son prix. Si une facture de 80 € contient 3 erreurs, l'amende fiscale ne sera donc pas de 45 €, mais de 20 €. 

Classer ses factures

Pour faciliter la hiérarchisation de la numérotation et les vérifications réalisées lors d'un contrôle fiscal, les factures doivent être correctement classées. Pour s'y retrouver simplement, il existe trois méthodes principales, à adopter selon le nombre de factures éditées à l'année ou au mois. 

  • La numérotation infinie : les numéros de factures se suivent sans aucune remise à zéro ni interruption (ex : 1,2,3,4,5…)
  • La numérotation mensuelle : les numéros de factures débutent tous par l'année et le mois d'édition de la facture. Ces informations sont ensuite suivies du numéro de facture mensuelle, recommençant à zéro chaque mois. Les factures du mois de juillet 2015 seront ainsi notées 2015-07-01; 2015-07-02; 2015-07-03… Et celles d'août reprendront la suite sous cette forme : 2015-08-01; 2015-08-02...
  • La numérotation annuelle fonctionne sur le même principe que la numérotation mensuelle, à la différence que la remise à zéro se fait une fois par an. Les factures sont donc notées 2014-01; 2014-02; 2014-03 […] 2014-102; 2014-103; 2015-01; 2015-02...

Les mentions légales obligatoires sur une facture

Écrites en langue française et éditée en deux exemplaires, la facture doit être remise au client et son doublon archivé pour la comptabilité de l'entreprise. En plus du détail de la prestation, des produits vendus ainsi que des coûts, les informations suivantes doivent  apparaître pour valider le document :

  • La date d'émission de la facture.
  • La numérotation de la facture.
  • La date de règlement du montant à payer.
  • La date précise de la vente ou de la prestation (jour de la réalisation réelle). 
  • Le nom, la dénomination sociale et l'adresse du client.
  • Le prénom, le nom et éventuellement le nom commercial de l'entrepreneur (concerne les entrepreneurs individuels).
  • La dénomination sociale de l'entreprise, le code NAF, le numéro Siren et le Siret (en cas de cours d'entreprise en cours d'immatriculation, noter « Siret en cours d'attribution »).
  • Le RCS et la ville du greffe d'immatriculation (concerne les commerçants).
  • Le numéro d'immatriculation au Répertoire de la Chambre des métiers, le numéro du département d'immatriculation et le Siren (concerne les artisans).
  • L'adresse du siège social de l'entreprise.
  • La forme juridique de l'entreprise (EURL, SAS, SARL, SA, SNC) et le montant de son capital.
  • L'adresse de livraison de la prestation ou du bien, pouvant différente de l'adresse du client.
  • Le numéro individuel d'identification à la TVA du vendeur et du client, lorsqu'il s'agit d'un professionnel. Cette information est obligatoire lorsque le montant H.T. de la facture est supérieur à 150 €.
  • La désignation de la marchandise vendue (type de produit, marque, référence…) ou de la prestation (matériaux fournis, main d’œuvre). Les quantités et les prix doivent être précisés sauf si un devis détaillé a été préalablement signé par le client. 
  • Le prix catalogue désignant le prix hors TVA pour la vente de biens ou le taux honoraire hors TVA des services.
  • Les majorations de prix dues à des suppléments (livraison, transport, emballage…).
  • Le montant total et le taux de TVA applicable, en indiquant ce dernier sous chaque élément si tous les biens ou services ne sont pas soumis au même taux.
  • Les réductions, rabais et remises appliqués lors de la vente ou de la réalisation de la prestation.
  • Le montant total (H.T. et T.T.C) à régler.
  • La mention « Membre d'une association agréée, le règlement par chèque est accepté » si le prestataire ou le commerçant dépend d'un centre de gestion agréé.
  • La mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » si le prestataire ou le vendeur bénéficie de la franchise en base de TVA. Dans ce cas, la facture ne précise pas le montant T.T.C.
  • La mention « Autoliquidation - montant hors taxe » si un sous-traitant du BTP effectue les travaux pour le compte d'une entreprise soumise à la TVA. 

A cela devront être ajoutés, si la vente est réalisée entre professionnels :

  • La date limite de paiement.
  • L'escompte accordé en cas de règlement anticipé (noter le montant ou « néant »).
  • Le taux de pénalité encourue en cas de retard de paiement, auquel s'ajoute l'indemnité forfaitaire de 40 € pour couvrir les frais de recouvrement, ceci devant également être précisé sur la facture. 

En revanche, la mention du mode de paiement de la facture reste facultative.

Article rédigé par Nawal Lyamini
Vous avez aimé ? PARTAGEZ :

Articles dans les mêmes catégories

2015-09-08 17:13:36
Procéder au rappel d'un produit alimentaire
Lorsqu'un produit est dangereux ou susceptible de l'être pour la santé des consommateurs, certaines mesures sont à mettre en place comme son retrait ou son rappel. Mais doit-on alerter la DGCCRF ou s'en charger soi-même ?
2015-08-03 15:20:05
Les affichages obligatoires dans l'entreprise
Quelle que soit l'entreprise, certaines mentions doivent être obligatoirement affichées dans son enceinte. Elles concernent, entre autres, la sécurité, le droit du travail, les droits syndicaux et les conventions collectives.
2015-07-01 16:05:29
La durée des contrats d'affiliation ne sera pas plafonnée à 9 ans
Fortement critiqué par bon nombre de coopératives, l'amendement inclus dans la loi Macron prévoyant le plafonnement de la durée des contrats d'affiliation a été supprimé. En revanche, leurs échéances devront être uniformisées.
2015-06-19 16:31:31
Les produits phytosanitaires en vente au comptoir dès 2016
En marge du plan Ecophyto, Ségolène Royal a annoncé l'interdiction de la vente en libre-service de produits à base de glyphosate, dès 2016. Six ans avant leur disparition définitive, le Roundup et ses compères seront donc à cacher derrière le comptoir.