Avant de s'attaquer aux plannings à proprement parlé, il est nécessaire de s'informer en ce qui concerne les conventions collectives signées et les règles du Code du travail à appliquer. Toutefois, il est toujours bon à savoir qu'un salarié ne peut, en général, pas travailler plus de 10 heures par jour (heures supplémentaires incluses) ou 48 heures par semaine. Toutefois, ces durées peuvent être allongées à 60 heures dans certains cas spécifiques.
Autre point : les salariés doivent être prévenus des modifications de planning, au moins 7 jours à l'avance (3 jours en cas de modification pour absence d'une autre personne). En principe, ces modifications doivent être notifiées au salarié, par courrier.
Avant de s'attaquer aux plannings des employés, il est impératif de connaître l'amplitude horaire et les besoins pour chaque tranche horaire. Les heures durant lesquelles les clients sont plus nombreux en magasin, lors de préparations d'opérations commerciales ou d'inventaires, l'équipe est souvent plus conséquente et le planning doit en prendre compte.
Aussi, il est préférable de commencer par noter le nombre de personnes nécessaires pour chaque tranche horaire. Cela est également l'occasion de préciser les exigences, comme la présence d'un responsable ou le détail du nombre de personnes sur des postes définis. Si les anciens plannings sont toujours accessibles, il est intéressant d'observer celui de l'année passée, à la même période, de même que le reporting avec le calcul des paramètres commerciaux.
Tous les individus d'une même équipe ne travaillent pas aux mêmes moments de la journée et leurs contrats ne stipulent pas un nombre d'heures similaires. Certains ont un temps plein, quand d'autres sont présents 8 heures par semaine. A cela s'ajoutent parfois des exigences négociées avec la direction (travail seulement le samedi, pas de travail de nuit...).
Ensuite, il est primordial de lister les évènements occasionnels tels que la pose de congés payés, de RTT, les absences justifiées ou non et tout autre situation pouvant entraîner des changements de planning.
D'autres paramètres rentrent également en compte comme le fait que certaines personnes ne peuvent exercer leur activité qu'à un poste précis ou inversement que des postes ne soient accessibles qu'à certains employés, en raison des compétences nécessaires. Les personnes ayant un handicap doivent aussi passer en priorité dans l'élaboration du planning.
Il arrive que les salariés aient des heures à récupérer dues à des heures supplémentaires, des jours fériés ou encore des dimanches travaillés. A l'heure d'établir les plannings, il est crucial de penser à réaménager les horaires des personnes.
Dans un premier temps, l'organisation semble être un point crucial. Il est donc préconisé de se munir d'une liste alphabétique des salariés, des listes des contraintes énumérées ci-dessus ainsi qu'un exemplaire (papier ou numérique) des plannings. On parle de plannings au pluriel car il n'est pas rare qu'une même entreprise emploie un certain nombre d'employés sur différents postes. Par souci de lisibilité, il est préférable d'établir un planning global rassemblant la totalité des postes et/ou un planning pour chaque poste.
Ensuite, commencer par inscrire les personnes ayant des exigences et/ou des contraintes. Ainsi, il n'y aura pas de mauvaises surprises arrivé à mi-chemin. Il ne reste alors qu'à continuer ainsi jusqu'à la dernière personne. Attention à ne pas négliger les temps de pause obligatoires, ainsi que les obligations découlant du Code du travail et des conventions collectives pour tous les salariés (adultes et travailleurs de moins de 18 ans).
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