Avant une opération commerciale, une commande ou un mouvement de produits, l’inventaire permet de savoir concrètement ce qu’un magasin a en stock. Logiquement, cela souligne également les ruptures de stocks, les surplus, le taux de défectueux et la démarque inconnue. Cette dernière correspond au nombre d’articles disparus, détériorés ou volés.
Ranger et organiser le point de vente et les réserves est un réel gain de temps pour réaliser rapidement un inventaire correct, d’autant plus pour une boutique restant ouverte pendant l’opération. Qu’elle le soit partiellement ou totalement, il est important de prendre en compte que des mouvements de marchandises, entre la réserve et le magasin, risquent de s'opérer. Aussi, la préparation d'un inventaire peut débuter par un réassort. Des réserves de produits déjà implantés sont à stocker dans les tiroirs et les espaces de rangement disponibles, sur la surface de vente. De même, ceci est l’occasion d'effectuer les implantations ou les retraits de produits, s'ils risquent d'être faits durant l'inventaire. Ainsi, le comptage de la réserve pourra être réalisé, en premier lieu, sans qu'aucun article n'y rentre ou n'en sorte. Profiter de ce moment afin de rassembler et de classer les références similaires. De ce fait, les réserves se situant en-dehors de la surface de vente pourront correctement être rangées et comptées.
La première chose à prendre en compte est que la classification nécessaire au comptage n'est pas nécessairement la même que celle utilisée habituellement. L'une des méthode est de commencer par créer des groupes d'articles. Il suffit alors de les subdiviser en regroupant les séries puis les références totalement identiques, à l'intérieur de celles-ci. Un classement de comptage peut alors être mis en place. Il est courant que la taille ou le coloris soient des valeurs constantes dans une même marque. Le noir peut, par exemple, porter l'indice 01, le blanc 02... Ces indications sont souvent à prendre en compte, pour bien suivre la logique du listing (s’il y en a un). Si possible, coller une feuille de suivi de comptage sur chaque boîte, étagères, portants ou autres structures de rangement. Les résultats des différents comptages sont ainsi inscrits directement dessus et sont comparables sans avoir à chercher, en cas d’erreur de calcul. De même, placer les produits de manière à ce que le code-barre soit facilement scannable avec une douchette, si un comptage électronique est prévu.
Pour être totalement valide, un comptage doit obligatoirement s’effectuer deux fois, le second vérifiant le premier. Si les deux ne concordent pas, il est nécessaire de recommencer toute l’opération. Cette règle vaut aussi bien pour un comptage complètement manuel ou électronique. Le comptage manuel ne connaît pas vraiment de règles. Selon la personne, le type d’articles et leur taille, ils peuvent être comptés un par un, deux par deux... Le tout est de rester vigilant, concentré et ne pas en oublier en chemin. C’est pour cette raison que les rassembler par référence avant l’inventaire évite de se retrouver avec des produits isolés. Par ailleurs, il existe aussi de petits compteurs manuels sur lesquels appuyé. A chaque pression, il ajoute une unité et se remet à zéro avec une autre molette.
Le comptage électronique se réalise à l’aide d’une douchette, d’un lecteur ou d’un terminal portable. Dans ce cas, les codes-barres des produits sont scannés et directement comptabiliser par l’appareil. Toutefois, il est impératif de prêter attention à ce que l’article ait bien été compté ou ne soit pas passer en double. Aussi, il est préférable d’effectuer un comptage manuel avant l’électronique.
Contrairement à l’inventaire, le comptage rapide sert à visualiser globalement, mais pas précisément, le stock disponible pour certaines références ou famille de produits. Il ne nécessite pas forcément de préparation ni de deuxième comptage.
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